Equipos útiles para la gestión de proyectos
Con demasiada frecuencia oigo a amigos y colegas decir que sus listas de tareas les abruman, tanto en lo profesional como en lo personal. Si, como yo, trabajas en un empleo en el que se espera que gestiones varios proyectos al mismo tiempo, a veces puede resultar desalentador tener claridad. Siempre hay tareas que no se terminan, tareas que necesitan atención urgente, tareas que deben eliminarse por completo y otras tareas en las que ni siquiera se ha pensado, que deben añadirse a la lista interminable.
Afortunadamente, con algo de ayuda de los profesionales de la gestión de proyectos, existen equipos que simplificarán estas ajetreadas cargas de trabajo, para que te sientas menos estresado y puedas ser más productivo. Lleva un poco de tiempo prepararse, pero créeme que a la larga merece la pena el esfuerzo.
1. Tablón de anuncios
Mi primer consejo es que hay que hacer las cosas visuales. Las listas lineales tienen su lugar, pero para muchos de nosotros, nuestro cerebro no funciona tan bien con ellas. Si puedes añadir imágenes a una tarea o lista, es mucho más probable que te comprometas con ella. Así que pon las cosas en la pared: tus tableros de ideas, las cartas a los clientes, las notas, las imágenes inspiradoras, todo. El equipo número uno sería un gran tablón de anuncios.
2. Tablón de anuncios
La segunda pieza sin la que no podría trabajar serían las pizarras Nobo. Fabrican mi pizarra magnética favorita, y es una herramienta de alta calidad que elevará tu juego. Admite rotuladores con fluidez y es extremadamente fácil de limpiar con un ligero trapo. Además de mis notas, listas y bocetos en la pizarra, puedo pegar imágenes o tarjetas significativas con imanes.
3. Aplicaciones
La tercera pieza del equipo debe ser una aplicación que te ayude a resolver de forma sencilla lo que hay que hacer a continuación. Puedes utilizar las aplicaciones de la misma manera que utilizarías la pared o la pizarra, pero, por supuesto, puedes llevarlas contigo en tu portátil o teléfono inteligente.
Uno de mis favoritos es Trello, que tiene unos gráficos muy limpios y es muy intuitivo. La idea de Trello es dividir el proyecto en etapas, dando a cada etapa un título en una tarjeta. A continuación, se pueden añadir tareas a la tarjeta correspondiente y, con un gesto del dedo o un simple clic del ratón, se mueve la tarea a lo largo de cada etapa deslizándola de una tarjeta a otra.
Es fácil controlar el progreso de esta manera y sentir el cálido resplandor de estar cerca de tu objetivo. Otros amigos hablan muy bien de otra aplicación llamada Asana, así que no dudes en probarla.
4. Notas adhesivas
Por último, el cuarto elemento que recomiendo son las viejas notas adhesivas, que han sido probadas y utilizadas por todo el mundo. Sin embargo, todos estos métodos y consejos son tan útiles como tú decidas hacerlos.
Es muy importante supervisar y actualizar la pizarra, el tablón de anuncios, la aplicación o las notas adhesivas todos los días, para mantenerte comprometido y familiarizado con cada tarea. De lo contrario, corres el riesgo de que las tareas se vuelvan irrelevantes, y puede que el trabajo de limpiar una pizarra obsoleta te suponga demasiado esfuerzo.
Para llevar
Es importante disfrutar de la refrescante claridad que pueden aportar estas herramientas, así que utilízalas poco y a menudo, y pronto notarás que la vida se vuelve mucho más fácil.