Cómo viajar por negocios con poco presupuesto
Viajar por negocios con un presupuesto ajustado es posible. Es uno de los aspectos más importantes a la hora de planificar un viaje de negocios. Desde calcular los gastos totales del viaje hasta buscar el mejor hotel de la zona y optar por utilizar el transporte público más barato, viajar con poco dinero es posible.
Preparar los requisitos del visado
Esto no está relacionado con un presupuesto, pero como le cuesta dinero a su empresa, creo que es lógico poner este consejo por encima del resto. Te guste o no, hay cosas no tan interesantes pero que debes tener en cuenta antes de viajar. Una de ellas es la exigencia de visado, que puede variar de un país a otro. Por ejemplo, si quiere viajar a Estados Unidos por motivos de negocios, debe informarse de qué es un visado esta y cómo facilita el viaje a Estados Unidos.
Establecer un presupuesto
El presupuesto de su empresa debe cubrir cómodamente los gastos básicos de la misma. En tiempos difíciles, los viajes de empresa pueden descartarse hasta que vuelvan a ser posibles. A diferencia de los viajes, no puede descartar el pago del alquiler de su oficina o dejar de pagar a sus empleados, así que antes de reservar una gran suma de dinero dedicada a los viajes de negocios considere primero esos costes. Si no lo hace, su empresa podría quedar expuesta a múltiples riesgos.
Crear una política oficial de viajes
Su política oficial de viajes de negocios debe subrayar los términos utilizados para aprobar los gastos de viaje. Aunque la mayoría de los empleados son considerados con estos gastos, otros utilizan la puerta abierta como una oportunidad para aprovecharse de la empresa y su dinero. Mientras algunos cenan en restaurantes caros durante su viaje, otros lo hacen por menos dinero en cadenas de restaurantes.
Hay que variar en función de la ubicación. Londres y Nueva York son dos ciudades muy caras en comparación con Las Vegas.
Probar las reuniones virtuales
Hay más formas que nunca de que las empresas se conecten en todo el mundo. . Aunque el miedo y la incomodidad iniciales de organizar una videollamada pueden ser desalentadores, adquirir las habilidades para organizar una charla de forma eficaz resulta natural.
Cuanto más utilicen los empleados este tipo de servicios, mejor serán. Por qué no organizar programas de formación interna, incluyendo seminarios, para ayudar a los empleados a familiarizarse con el funcionamiento del software.
Recoger datos de los costes
Viajar por negocios con un presupuesto puede ser un reto. Algunas empresas no entienden realmente el propósito que hay detrás de ellos, mientras que otras se resienten por completo de este tipo de oportunidades. Independientemente de que su empresa apruebe o no los viajes por motivos de trabajo, pronto se darán cuenta del valor que aportan a la empresa. A todos los que viajan en nombre de su empresa se les debe pedir que detallen las dietas de su viaje a la vuelta y que rellenen un formulario de gastos.
Avanzar es más fácil si se entiende el pasado y se puede justificar la relación coste-beneficio de viajar por negocios.
Seguimiento y control de los gastos de viaje
Decida cómo y dónde se gastarán los gastos de viaje de sus empleados. El hecho de que sus empleados viajen en asientos de avión estándar, en coches de alquiler económicos y se alojen en alojamientos que no son los mejores del mercado, no afecta al objetivo de su viaje de negocios. Pida a sus empleados que utilicen medios de transporte público menos costosos y autobuses de enlace cuando puedan, en lugar de depender de los taxis.