Cómo NO organizar conferencias
Las conferencias son un asunto de gran importancia en el mundo empresarial. No sólo dan a la gente la oportunidad de reunirse y discutir asuntos en profundidad, sino que dan a las respectivas empresas y empleados la oportunidad de establecer redes y mejorar su reputación dentro de su industria.
Aunque el éxito de una conferencia depende, en última instancia, de los asistentes, también hay una gran responsabilidad que recae en el organizador de la misma. Desde la ubicación hasta los itinerarios, hay una amplia gama de cosas que deben salir bien para garantizar el éxito de todos los participantes.
A continuación, analizamos algunas cosas que no debe hacer al planificar una conferencia.
Tener un horario poco claro y flexible
La coordinación es un elemento muy importante en cualquier evento en el que participe mucha gente, y las conferencias no son una excepción. Es esencial que todo el mundo sepa dónde tiene que estar y cuándo. Si hay que hacer cambios en el último momento, el organizador debe hacer todo lo posible para que la información se transmita de forma eficaz.
Un pequeño contratiempo en la programación de una conferencia puede convertirse rápidamente en una bola de nieve que provoque la pérdida de conexiones y, en última instancia, el fracaso de todo el evento para muchos de los participantes.
No se lo piense dos veces sobre el lugar de celebración
Algunas personas cometen el error de pensar que el lugar de celebración de una conferencia no es importante, siempre que haya espacio suficiente para todos. Esto no es cierto. Cuando se trata de lugares para conferencias, tenemos que considerar el mensaje que estamos enviando.
El prestigio del lugar de celebración dice mucho sobre el calibre y la imagen de una empresa. Si el objetivo de una conferencia es establecer contactos y redes, estas cuestiones son de extrema importancia para todos los presentes. Por tanto, el lugar de celebración debe elegirse con mucho cuidado. Puede combinar una conferencia profesional con un día de diversión con eventos como Silverstone.
Olvídate del alojamiento
Tanto si la conferencia que organiza dura un día como una semana entera, la mayoría de las personas necesitarán alojamiento. Aunque no sea tu responsabilidad buscar y reservar una habitación de hotel para todos los asistentes, sí que es tu responsabilidad asegurarte de que existen suficientes instalaciones en la zona.
Por supuesto, esto entra dentro de la decisión del lugar de celebración en cierta medida. Más allá de eso, el anfitrión de una conferencia también debería investigar un poco sobre el alojamiento disponible y asesorar a los asistentes en consecuencia.
Para llevar
Hay más cosas de las que ocuparse a la hora de organizar una conferencia, pero los consejos anteriores son los primeros que hay que hacer. Asegúrate de seguir estos consejos antes de ocuparte de otros detalles.